Alles auf einen Blick: Die Zentrale Bestandsbeschreibung (ZBB) des Herder-Instituts für historische Ostmitteleuropaforschung gibt einen strukturierten Überblick über die am Institut verfügbaren analogen und digitalen Sammlungsbestände und leitet weiter zu Katalogen und Bestandsdatenbanken.
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Die 2018 und 2019 prototypisch entwickelte Online-Datenbank soll perspektivisch alle relevanten Bestände des Instituts erfassen und strukturiert beschreiben. Dazu gehören beispielsweise – neben der strukturierten und ergänzend freitextlichen Beschreibung des Gesamtbestands der Forschungsmaterialien des Hauses und der Bestände der einzelnen Abteilungen – auch die Dokumentation ausgewählter Einzelsammlungen wie Nachlässen oder Körperschaftsarchiven sowie digitaler projektbasierter Forschungsdaten.
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Besondere Berücksichtigung erfahren Entstehungs- und Überlieferungsgeschichte der jeweiligen Bestände, die im Institut vielfach auf verschiedene Arbeitsbereiche wie Forschungsbibliothek oder den Wissenschaftlichen Sammlungen aufgeteilt sind. In der Zentralen Bestandsbeschreibung können sie abseits der bereichsspezifischen Kataloge und Bestandsdatenbanken erstmals geschlossen beschrieben und in ihren Metadaten virtuell zusammengeführt werden. So wird nicht nur dem Mehrspartencharakter des Instituts, sondern auch der Vielfalt der unterschiedlichen Material-, Objekt- und Quellentypen Rechnung getragen: Diese reichen von Büchern, Periodika, Presseausschnitten und Musikalien über Bildträger unterschiedlichster Form, Kartenwerken, handschriftlichen Dokumenten bis hin zu digitalen Forschungsdaten.
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Jeder Eintrag der Zentralen Bestandsbeschreibung besteht aus bis zu acht Rubriken, die den jeweiligen Bestand strukturiert und normdatenbasiert sowie menschen- und maschinenlesbar beschreiben. Dazu gehören:
- der Bestandstitel und eine inhaltliche Beschreibung,
- Aufstellungen der enthaltenen Materialien, Objekt- und Quellentypen,
- Verweise zu Katalogen und Datenbanken,
- Bezüge zu weiteren, hausinternen oder -externen Beständen,
- eine ausführliche geografische, thematische, sprachliche und fachliche Verschlagwortung,
- eine inhaltliche oder formale Datierung,
- Bezüge zu Personen und Körperschaften,
- die durch Freitexte ergänzte strukturierte Erfassung der Entstehungs- und Überlieferungsgeschichte,
- Verweise und Angaben zu Kontextmaterialien (wie beispielsweise Hinweise auf einschlägige Publikationen, Präsentationen oder Forschungsprojekte),
- Abbildungen ausgewählter Highlight-Objekte aus dem jeweiligen Bestand
- und ausführliche Informationen zum Datensatz und seinen Bearbeiter:innen.
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Das Datenmodell der Zentralen Bestandsbeschreibung basiert auf dem XML-Harvestingformat LIDO (Lightweight Information Describing Objects). Die Definition von „Bestand“ folgt der Klasse E78 Curated Holding der CIDOC CRM-Ontologie. Geografische Bezeichnungen und Ortsnamen, Personennamen, Namen von Körperschaften und Institutionen und die verschlagworteten Sachbegriffe sind soweit möglich auf die Gemeinsame Normdatei (GND) gemappt. Alle Datensätze in der Datenbank liegen zweisprachig auf Deutsch und Englisch vor und können über eine Volltextsuche sowie über Identifikationsnummern der GND durchsucht werden.
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