Unwetter, Überschwemmungen und Brände stellen auch für Archive, Bibliotheken und Museen ein bedeutendes Risiko dar. Für drei Münchner Spezialbibliotheken wurden kürzlich gemeinsame Präventionsmaßnahmen und Strukturen zum zusammenhängenden Notfallmanagement etabliert, um sich vor und in Katastrophenfällen besser gegenseitig unterstützen zu können.
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Ziel des Projektes ist ein kooperatives Notfallmanagement in drei Spezialbibliotheken in München mit verwandtem sachlichem Schwerpunkt, identischen Materialien und ähnlicher Größe. Beteiligt sind die Bibliothek und das Archiv des Instituts für deutsche Kultur und Geschichte Südosteuropas, die Bibliotheksgemeinschaft der Wissenschaftlichen Bibliothek im Sudetendeutschen Haus, vertreten durch das Collegium Carolinum und den Adalbert-Stifter Verein, sowie die Bibliothek des Hauses des Deutschen Ostens.
 
Sowohl in der Wissenschaftlichen Bibliothek im Sudetendeutschen Haus als auch im Institut für deutsche Kultur und Geschichte Südosteuropas sind bereits Bücher durch eindringendes Wasser zu Schaden gekommen. Zusätzlich befinden sich die Wissenschaftliche Bibliothek im Sudetendeutschen Haus und das Haus des Deutschen Ostens am Isar-Hochufer und sind dadurch einer Hochwassergefährdung ausgesetzt. Die Bibliothek des Instituts für deutsche Kultur und Geschichte Südosteuropas ist teilweise im Souterrain untergebracht und daher bei Starkregen überschwemmungsgefährdet.
 
Unabhängig von einer konkreten Gefahrenlage ist die Notfallprävention eine wichtige Aufgabe, die gerade von kleinen Institutionen oft vernachlässigt wird. Dies geschieht meist aufgrund mangelnder personeller Kapazitäten und fehlendem vorausschauendem Gefahrenbewusstsein. Durch die Kooperation von vier Einrichtungen können hier personelle und materielle Synergieeffekte genutzt, nachhaltige Strukturen aufgebaut und Praxiswissen vermittelt werden.
Im Rahmen des Projektes wurden Notfallboxen für drei Bibliotheken angeschafft und erste strukturelle Gespräche für eine Vereinbarung zur gegenseitigen Hilfestellung im Notfall geführt. Zusätzlich haben sich zwei Personen der beteiligten Einrichtungen in einer Weiterbildung der LMU München zum / zur Brandschutzhelfer:in ausbilden lassen. Weitere geplante Schulungen für das Personal der Einrichtungen mit Hilfe von Fachleuten, um Praxiswissen zur Erstellung eines Notfallplanes und das richtige Verhalten im akuten Notfall zum bestmöglichen Schutz von Personen und Kulturgütern zu vermitteln, mussten aufgrund der Einschränkungen zur Eindämmung der COVID-19-Pandemie abgesagt werden. 
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